Ista utfører årlig automatisk avlesning av forbruk på varmtvann og varme per leilighet og for fellesarealene.
Ved årets slutt blir det utført en avregning for å dekke de kostnadene sameiet har betalt ila året.
Forretningsfører tar ut de påløpte kostnadene ført på konto 6230 Fjernvarme i regnskapet, en liste med innbetalt a-kontobeløp per seksjon ila perioden og en oversikt over inn- og utflyttinger. Dette sendes til Ista, som så utarbeider selve avregningsgrunnlaget.
Når Ista har utarbeidet avregningsgrunnlaget returneres dette til forretningsfører som så tilpasser grunnlaget for å få dette med på faktura for felleskostnader, med evt. beløp til gode eller skyldig.
Sameiet legger altså ut for kostnader til fjernvarmen, honoraret til Ista og den tiden forretningsfører bruker på å utføre avregningen. Ifm budsjettarbeidet hvert år, så estimeres denne kostnaden og det er den som er grunnlaget for beregning av seksjonenes a-kontobeløp oppført på faktura for felleskostnader. Beløpet fordeles den enkelte seksjon basert på sameierbrøken.
Avregningen utføres normalt sammen med felleskostnadene for april eller mai-måned.